Как управлять закупками аптечной сети в условиях ажиотажного спроса

Как возникает ажиотаж

Объем необходимого товара в закупках, как правило, определяется с учетом прогнозных продаж. И если говорить о стандартной ситуации, то прогноз продаж, а соответственно, и закупок можно сделать достаточно просто. Например, ориентируясь на сезонность спроса, используя понижающие или повышающие коэффициенты сезонности в алгоритме автозаказа, а также учитывая текущие темпы продаж и актуальные остатки.

Но нередки ситуации, когда спрос на определенные товары резко увеличивается. Причем важно учитывать, что спрос растет даже не на категорию (например, антигистаминные, противовирусные и пр.), а на отдельные товары внутри категории.

Рассмотрим ситуацию ажиотажного спроса. В последнее время он связан с ковидом. Сначала покупатели сметали с полок в аптеках все антибиотики, все противовирусные и пр. Потом спрос стал более выборочным. Так, например, после публикаций схем лечения COVID-19 с полок исчезали только определенные препараты, указанные в схеме.

В этих ситуациях мы наблюдаем резкий скачок спроса на определенный ассортимент, абсолютно не понимая, когда кривая спроса начнет идти вниз. Важно владеть информацией об актуальных тенденциях, отслеживая малейшие отклонения в изменениях кривой спроса в ажиотажный период. В противном случае аптечная сеть рискует получить дефектуру на востребованный товар в период роста спроса или, наоборот, увеличенный товарный запас при снижении потребности на рынке.

Необходимо использовать алгоритм работы расчета потребности, который позволит обеспечить аптеку достаточным ассортиментом и количеством товара для того, чтобы не допускать отказов покупателям, а также предотвратит формирование излишнего товарного запаса, когда спрос начнет уменьшаться.

Как просчитать спрос

В первую очередь нужно определить номенклатуру повышенного спроса, то есть выделить ассортимент с нестабильным спросом в приоритетный мониторинг. В этом может помочь отчетность по темпам роста реализации и спроса в разрезе подкатегорий товара (например, антибиотики, антигистаминные, противовирусные и пр.). Выявив приоритетную категорию, целесообразно углубиться в аналитику категории и провести попозиционный мониторинг.

Таким образом, мы получаем приоритетный для отслеживания список. Приоритетным мы его называем, так как наличие препаратов из этого перечня может дать дополнительную выручку, а их отсутствие — снизить удовлетворенность покупателей, а недостаточное внимание к закупкам — привести к неоправданным затратам на закупку товара и замораживанию денежных средств на остатках.

Далее на ежедневной основе целесообразно отслеживать изменение спроса, в том числе и неудовлетворенного по причине дефектуры на данный ассортимент. Важный аспект: изменение спроса оценивается в упаковках по каждой номенклатурной единице отдельно. Производить аналитику в стоимостном выражении будет некорректно, так как в период ажиотажного спроса, как правило, наблюдается сильная волатильность цен на рынке, что может привести к искажению аналитических данных.

Как только на основании ежедневных данных аналитики мы начинаем наблюдать стабильное снижение уровня спроса, целесообразно скорректировать объемы закупок, используя понижающий коэффициент при расчете потребности.

Позиция исключается из приоритетного мониторинга только при стабилизации спроса до прежнего уровня.

Таким образом, используя системный подход к закупкам товара в период ажиотажного спроса, можно оптимизировать закупаемый объем товара и как обеспечить потребность покупателей, так и не допустить затоваривания аптеки.