Как пережить ревизию без потерь

Виды инвентаризации

Полная. Происходит не чаще, чем раз в три года. В ходе этой инвентаризации учитывается не только товарный ассортимент реализуемой продукции, но и все материальные ценности, находящиеся в помещении аптеки: оргтехника, мебель и по сути все то, на чем имеется так называемый инвентаризационный номер.

Годовая. Из названия очевидно, что проводится один раз в год. Задача данного вида — закрытие годового отчетного периода. Учитывается только ассортимент реализуемой продукции.

Промежуточная (внеплановая). Назначается в экстренных случаях. Например, когда персонал подозревают в хищениях, в случае увольнения одного из сотрудников, любой форс-мажорной ситуации (кража, предумышленная или непредумышленная порча товара и т.д.).

Как проводится ревизия

Инвентаризация регулярно проходит в каждой точке продаж. Весь персонал аптеки должен присутствовать и принимать в ней участие.

Информирование сотрудников о предстоящей инвентаризации производится заведующим аптекой, который согласует ее с центральным офисом (для аптечной сети), либо решение принимается и озвучивается собственником (в случае одиночной аптеки). Как правило, на инвентаризацию закладывается один-два рабочих дня. В случае отсутствия специальных сканеров — считывателей штрихкодов может потребоваться дополнительное время.

При проведении инвентаризации теоретически могут быть выявлены излишки товаров, либо их недостача. На практике первое происходит крайне редко, а вот второе — куда чаще. Суммы тоже могут быть самые разные.

Недостача, как правило, компенсируется за счет персонала организации, поскольку каждый сотрудник является материально ответственным лицом. Бывает, что в небольших сетях и одиночных аптеках собственник покрывает ее из своего кармана.

Профилактика недостачи

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ — ФАКТИЧЕСКОЕ СООТНЕСЕНИЕ ПОЗИЦИЙ ТОВАРОВ, ФИЗИЧЕСКИ НАХОДЯЩИХСЯ В АПТЕКЕ НА КОНКРЕТНУЮ ДАТУ, С ПОЗИЦИЯМИ ТОВАРОВ, ВНЕСЕНЦНЫМИ В ЭЛЕКТРОННУЮ БАЗУ (ПО ОТЧЕТАМ). ЭТО ОДИН ИЗ МЕТОДОВ КОНТРОЛЯ СОХРАННОСТИ ТОВАРОВ В АПТЕКЕ.

Для того чтобы минимизировать или даже полностью исключить возможные материальные иморальные затраты после очередной инвентаризации, рекомендуется придерживаться простых правил в каждодневной работе.

• Убирайте отложенный рядом с кассой товар на свое место, как только появляется такая возможность.
• Кладите товар именно в тот ящик/на ту полку, где он должен стоять.
• Принимая заказ от поставщика, не затягивайте на несколько дней разбор коробок и раскладку товара по своим местам.
• Если ваша аптека находится в «неблагополучном» районе или в торговом зале имеется открытая/трудно просматриваемая выкладка, проявите инициативу и обсудите с руководством возможность найма охранника.
• Если вы стали свидетелем хищения товаров со стороны неизвестных лиц/сотрудника аптеки, незамедлительно уведомите об этом заведующего или офис. Помните, если вы не сообщили,то потом платить будете вместе со всеми.
• Если в аптеке присутствуют посторонние люди, осуществляющие какие-либо работы, не связанные с ее основной деятельностью (например, строители, делающие ремонт), желательно обеспечить видеонаблюдение за ними на время отсутствия сотрудников аптеки.

Советы из личного опыта

В 2020 году была внедрена обязательная маркировка лекарств. При этом на БАД, медицинские изделия и прочую продукцию, которую реализует аптека, коды пока не наносятся, поэтому во время инвентаризации для учета продолжаем сканировать именно заводские штрихкоды.

Во время инвентаризации необходимо максимально помогать друг другу. Забудьте на время о разногласиях, обидах и конфликтах.

В начале инвентаризации сразу четко определитесь с тем, кто какие зоны сканирует. При достаточном количестве сотрудников лучше работается в парах — один подает товар и затем ставит его на место, другой сканирует. Не забывайте фиксировать те зоны, которые уже отсканированы, — это минимизирует риски двойного сканирования (а следовательно попадания товара на баланс) и необходимость проводить процедуру заново.