Как выбрать программное обеспечение для аптек

Для того чтобы управление розничной торговлей в аптеке работало как слаженный механизм, требуется подобрать оптимальное программное обеспечение. При его выборе нужно учитывать несколько важных факторов.

1. Независимость

Один из наиважнейших факторов. Только работая на своем сервере, не транслируя свои данные (прайс-листы, накладные, заказы) через серверы дистрибьюторов и внешних контрагентов, можете быть полностью уверены, что никто не владеет подробными финансовыми данными по вашей компании.

2. Структурированный справочник

Структурированный справочник — фундамент дальнейшего построения всех системных процессов управления ассортиментом, заказом, продажами, аналитикой. В него можно внести информацию, которая позволит качественно обрабатывать данные, структурировать их для визуализации отчетности и оперативного принятия решений, разрабатывать ассортиментные матрицы, настраивать коэффициенты в автозаказе при входе/выходе из сезона.

3. Управление ассортиментом

Автоматизированное ПО должно позволять реализовывать и фиксировать матрицы как индивидуально, так и для групп аптек в различных разрезах:

• базовая матрица — для группы аптек, костяк ассортимента;
• индивидуальная матрица — для каждой аптеки, учитывая ее специ­фику;
• маркетинговая матрица — для категории аптек с учетом договоренностей с поставщиками и производителями, маркетинговыми ассоциациями. В матрице должны быть реализованы рекомендованные Qmax и Qmin, автоматические рекомендации по вводу в ассортимент (на основании рейтингов продаж) и выводу из ассортимента.

4. Управление маркетингом

У пользователя должна быть возможность сформировать маркетинговую матрицу, применяя наименьшее количество усилий. То есть если, например, у нас контракт с производителем, то по фильтру «производитель» выбираются необходимые номенклатурные позиции, далее происходит корректировка ассортиментного списка (добавление, удаление), внесение параметров Qmax и Qmin и автоматическая загрузка обязательств по маркетингу в ассортиментные матрицы аптек. Указанный функционал должен быть реализован в удобном для пользователя интерфейсе по принципу: максимум результата за минимум действий.

5. Заказ товара

Блок, вокруг которого всегда много споров. Кто делает заказ — офис или сотрудники аптек? Ответ лежит на поверхности и зависит от ассортиментной и закупочной политики. Соответственно, задача современного ПО — учесть все возможные потребности клиентов:

• заказ только в офисе или только в аптеках;
• заказ в офисе с возможностью индивидуального заказа аптеками;
• индивидуальный заказ транслируется напрямую поставщикам или через офис с утверждением менеджера по закупкам;
• индивидуальный заказ аптек без ограничений или за исключением позиций ассортиментных матриц, по которым осуществляется автозаказ. Также в автозаказе должна быть возможность установки базовых параметров (точка заказа и норматив товарного запаса) в разрезе категорийности товара, рейтингов ABCXYZ, коэффициентов сезонности, проводимых акций.

6. Управление ценообразованием

Давно прошли те времена, когда ручное ценообразование было эффективным. Поэтому в любом ПО должна быть реализована функция автоматизированного ценообразования. Во-первых, ценообразование ЖНВЛП с целью соблюдения законодательства. Во-вторых, автоматизированное матричное ценообразование (по категориям товара и ценовым диапазонам) по основному ассортименту; однозначно автоматизированный мониторинг цен конкурентов и по выделенному (приоритетному) списку подстройка под конкурента. Не забываем и об индивидуальном ценообразовании на отдельные позиции как на всю сеть, так и на отдельные аптеки.

7. Управление структурой товарных запасов

Подразумевается автоматическая категоризация товарных запасов с ориентацией на нормативы: нормальный товарный запас, сверхзапасы (товарный запас более норматива), неликвиды (товары без движения/реализации), сроки годности. Важно принять во внимание, что для различных категорий товара (ЛС — рецептура/безрецептура, медизделия, БАД, ортопедия, косметика) нормативы должны различаться, соответственно, в ПО должен быть создан справочник нормативов по категориям товаров.

На основании категоризации товарных запасов должен автоматически формироваться перечень мероприятий (прайс-лист неликвидов и сверхзапасов для включения в централизованную переброску по сети, переоценка, приоритетное предложение, комплексное предложение — рекомендации первостольникам). Вполне логично, если мы переходим к системным мероприятиям по нормализации товарных запасов, должна быть реализована отчетность для контроля эффективности этих мероприятий.

8. Отчетность

Часто можно встретить в ПО отчетность, адаптированную только для бухгалтерии, или выгрузку в таком виде, когда ее невозможно обрабатывать в Excel. Соответственно, современное ПО должно иметь перечень базовых отчетов в разрезе:

• блок закупок: по номенклатуре, категориям товаров, поставщикам, производителям;
• блок реализации: по номенклатуре, категориям товаров, аптекам, первостольникам, производителям;
• блок товарных запасов: структура товарного запаса в статике и динамике по сети, аптекам, категориям товаров, номенклатуре, производителям;
• блок заказов: по датам, выполнению бюджета закупок, дефектуре (нулевым остаткам) в разрезе как номенклатуры, так и аптек.

Важно, если помимо базового набора отчетности у пользователей будет возможность создать адаптированные отчеты самостоятельно. В идеале — если доступ к этим отчетам будет не только у самого пользователя, но и у его коллег.

Основные составляющие, которые должны быть реализованы в ПО:
• независимость
• структурированный справочник
• управление ассортиментом
• управление маркетингом
• заказ товара
• управление ценообразованием
• управление структурой товарных запасов
• отчетность
• интерфейс

9. Интерфейс

Он должен быть удобен и интуитивно понятен как пользователям офиса аптечной сети, так и первостольникам.

Практические рекомендации по выбору аптечного ПО, которые пригодятся небольшим аптечным сетям и среднему бизнесу.

Определитесь с основными задачами, например: централизация функций автозаказа и ценообразования, гибкое формирование отчетности.

Составьте и структурируйте перечень требований.

Проведите аудит готового аптечного ПО. Организуйте встречи с разработчиками и посмотрите презентацию продукта.

Сделайте выборку максимум трех наиболее подходящих вам критерий.

Установите в аптеке тестовые базы каждого из ПО. В тестировании должны принимать участие как офисные сотрудники, так и аптечные.

Разработайте и согласуйте с разработчиками план перехода на новое ПО.

Обязательный пункт — обучение сотрудников, как офисных, так и аптечных.

Поддержка пользователей должна осуществляться достаточно оперативно, особенно в первое время работы на новом ПО. В связи с этим для аптечной сети должен быть выделен персональный менеджер.

Если говорить о стоимости, то на аптечную сеть из 10 пунктов затраты на переход и интеграцию составляют от 300 тыс. до 500 тыс. руб., в зависимости от полноты функцио­нала, с которым сеть планирует работать. А затраты на поддержку и пользование лицензией составляют от 5 тыс. до 10 тыс. руб. за аптеку в месяц, что вполне доступно рентабельному предприятию.