Как организовать адресное хранение товара в аптеке

Зачем аптекам адресное хранилище

На мой взгляд, существует три основных причины, по которым руководители аптек не уделяют должного внимания погружению данных о месте хранения товара в аптечное ПО:

• Миф о том, что фармацевты все помнят и сами лучше организуют порядок в своей аптеке.

• Фармацевты сами не хотят и сопротивляются созданию и поддержанию такой системы. Руководители в свою очередь ленят­ся и не желают это сопротивление преодолевать.

• Миф о том, что отсутствие такой системы — это небольшая проблема.

А теперь факты. Отсутствие адрес­ного хранения в аптеках является причиной потери до 5% товаро­ оборота. И это в обычной ситуации. Если мы говорим про период отпусков и переброску сотрудников между аптеками (а в каждой аптеке свой «порядок»), то этот процент может быть и выше.

Оценка потери товарооборота из-за поиска препарата в аптеке

Существует несколько способов, позволяющих прямо или косвенно определить уровень потерь из-­за «ненахождения» препаратов в апте­ке. Предлагаю в своей сети/аптеках самостоятельно их определить.

Способ 1. Проанализировать «долгие» чеки.

«Долгий» чек — это разница во времени между попаданием 1­й позиции в чек и пробитым чеком.

Почему появляется «долгий чек»?

1. Позиция(­и) попала(­и) в чек, а потом фармацевт долго ищет остальные товары (наш случай).

2. Позиция(­и) попала(­и) в чек, а потом фармацевт консультирует покупателя (не наш случай).

3. Махинации с чеками (не наш случай, но очень интересно такие чеки обнаружить).

Порядок выполнения эксперимента:

• Найти «долгие» чеки в аптеке. Критерии по длительности проби­тия чека определить просто: узнай­ те среднее значение по сети, тогда все чеки с длительностью в два раза больше уже можно считать «долгими».

Теперь надо определить точное время пробития каждого «долгого чека».

• Видеоанализ (хуже аудио­) каж­дого чека.

В выбранные временные точки смо­трим/анализируем, как был обслу­жен чек, и определяем ситуации из первого или третьего варианта.

• Примерный расчет потерь:

1. Покупатель назвал препарат. Он был в аптеке, фармацевт его искал, но не нашел;

2. Покупатель назвал препарат. Его не было в аптеке, а фармацевт зачем-­то (!) бегал искал;

3. Покупатель назвал препарат. Фармацевт его долго искал и нашел, а в этот момент кто-­то ушел из очереди, так как не хотел ждать.

Способ 2. Проанализировать скорость сбора списка.

Если нет видео или ПО не позво­ляет определить «долгие» чеки, то существует другой способ: простая оценка скорости поиска препарата фармацевтом в аптеке.

Считается, что фармацевты помнят места хранения товара и сами лучше организовывают порядок в своей аптеке. Для того чтобы определить справедливость или ошибочность этого утвержде­ния, предлагаю провести простой эксперимент — «скорость сбора списка».

Порядок проведения эксперимента:

• Составить список минимум из 10 препаратов.

        — Разумеется, все эти позиции должны в этот момент присутство­вать в аптеке. 

        — Пусть два-­три товара будут популярными, три-­четыре — сред­ ней популярности, три-­пять — сложными/редкими.

• Засеките, за сколько времени фармацевт соберет весь список.

        — Идеально, если эту проверку выполнит тайный покупатель, в крайнем случае — сотрудник офиса при визите в аптеку, совсем в крайнем случае можно по теле­ фону.

        — Необходимо проверить каждо­го фармацевта в конкретной аптеке и каждую смену. Для чистоты экспе­римента проведите такие исследова­ния в нескольких аптеках. Идеально, если часть аптек имеет адресное хранение, а другая часть обходится без него.

ВАЖНО! Не предупреждайте, что это эксперимент.

• Проанализируйте результаты:

        — Сколько времени тратят сотруд­ники на поиск препарата? Вас устра­ивает это время?

        — Какой разброс во времени между разными аптеками (необхо­димо усреднить время фармацевтов внутри аптеки)?

        — Какой разброс во времени между разными сменами в одной аптеке (надо усреднить время фарма­цевтов в смене)?

        — Какой разброс во времени между фармацевтами внутри одной смены?

• Сделайте выводы:

        — Чем больше разброс между значе­ниями, тем меньше порядка в ваших аптеках.

        — Большой разброс значений между аптеками свидетельствует о неоди­наковом уровне порядка.

        — Большой разброс между сменами свидетельствует, скорее всего, о том, что одна смена формирует порядок расположения, а другая пытается его понять.

        — Большой разброс между фарма­цевтами одной смены свидетельству­ ет о том, что один фармацевт форми­ рует порядок, который понятен ему, другие пытаются подстраиваться.