Азимжон Азизов: мы изменили технологию закупок и сразу получили эффект

Бизнес в динамике

«Сначала расскажу коротко о компании, в которую пришел. «Петровакс» — российская биофармацевтическая компания полного цикла с 25-летним успешным опытом работы, входит в топ-5 иммунобиологических производителей России. Выпускает оригинальные лекарственные средства и вакцины, в том числе для профилактики гриппа и пневмококковой инфекции, а также генерические препараты и биологически активные добавки. Среди партнеров «Петровакса» лидеры мирового фармацевтического рынка: Pfizer, Abbott, Boehringer Ingelheim.

В 2020 году компания запустила масштабную исследовательскую программу оригинальных препаратов «Полиоксидоний» и «Лонгидаза», которые могут помочь в профилактике и терапии COVID-19, а также улучшить качество жизни пациентов, уже перенесших коронавирусную инфекцию. Кроме того, «Петровакс Фарм» заключила соглашение по разработке и дальнейшему производству в России рекомбинантной аденовирусной векторной вакцины «Конвидеция» для профилактики COVID-19 с корпорацией CanSino Biologics Inc (КНР).

Компания — крупнейший в России экспортер оригинальных лекарственных средств, препараты «Петровакса» поставляют в 12 стран, включая государства ЕАЭС, Ближнего Востока и Евросоюза. В 2020 году выручка компании составила 12,5 млрд руб.

• За год на счету предприятия 642 открытые закупки в виде электронных аукционов (одноэтапных и реже двухэтапных).
• Подписаны 602 контракта на сумму свыше 500 тыс. руб.
• 548 закупок прошли с участием более трех поставщиков.
• Средняя экономия средств при закупках составила 13,9% благодаря использованию следующих правил: для закупок стоимостью ниже 100 тыс. руб. — среднее среди первых коммерческих предложений по цене заказа, для закупок стоимостью свыше 100 тыс. руб. — первое лучшее предложение по цене заказа.

До 2020 года непрямые закупки в компании «Петровакс» проходили по классической схеме:

• запрос коммерческих предложений поставщиков по телефону;
• отправка предложений на почту менеджера;
• сравнение предложений без проведения аукционов;
• выбор поставщика;
• заключение договора.

Основной проблемой была необходимость затрачивать неоправданно много времени для небольших тейловых закупок. Потребность группировать товары значительно снижала скорость и гибкость поставок. При таком подходе крайне сложно соответствовать запросам динамично развивающегося бизнеса.

Метод убеждения

Я пришел в компанию полтора года назад на позицию менеджера по непрямым закупкам и должен был в течение испытательного срока  изменить ситуацию по непрямым закупкам к лучшему: внедрить более эффективную схему взаимодействия с поставщиками.

Необходимо было добиться дополнительной экономии средств, более четкой организации процесса на всех этапах закупок и снижения нагрузки на менеджеров. Возникла идея перейти на электронные аукционы для большинства непрямых закупок, когда нет уникального стратегического партнера. Во-первых, выбор поставщиков становится более объективным, а во-вторых, торги по одной категории товаров проходят в несколько этапов.

Раньше при телефонном режиме сбора информации даже по крупным закупкам мы не проводили больше двух-трех этапов торгов. Казалось, что переход на электронные аукционы будет мучительной процедурой. Торговля по 223-ФЗ, на который ориентированы почти все торговые площадки, предполагает преодоление многочисленных бюрократических лабиринтов. Однако при коммерческих закупках принципиально важны не только наличие, но и количество поставщиков, а также сроки заключения контрактов. Появилась реальная возможность автоматизировать наши объявления о закупках и разгрузить менеджеров, но в то же время возникала проблема с поставщиками, для которых переписка по почте, как им казалось, была более удобной.

Так как я в компании был человеком новым, приходилось одновременно убеждать и руководство, и всю команду в том, что необходимо изменить подход к закупкам. На практике скажу, что общение с коллегами в такой ситуации обычно проходит тяжелее и медленнее, чем с руководством: сотрудники зачастую выбирают привычные процессы, даже если они сложнее новых.

Менеджеры уже рассматривали различные торговые площадки, у всех был негативный опыт в этой сфере. К счастью, мне повезло: «Петровакс» — динамичная и гибкая компания с инновационным подходом к бизнесу, высоким уровнем технического оснащения и открытостью к новым идеям. Не уверен, что такой же результат можно было получить в компании с бюрократизированными бизнес-процессами. Сначала, конечно, появились возражения: «У нас фарма, традиционный рынок, новые торговые площадки не для нашего сегмента». Мой основной аргумент был в том, что стоит попробовать, это не потребует больших усилий и инвестиций, а эффектом может стать оптимизация и ускорение всех процессов. Если не будет результата, вопрос закрываем. Мы попробовали, внедрили и сразу получили эффект.

Сначала оценили различные варианты торгов, площадка Bidzaar оказалась наиболее подходящей. Технически это простая и понятная платформа для сбора коммерческих предложений, однако с возможностью устраивать редукционы и автоматизировать оценку предложения по анкетам. На полноценной скоринговой площадке достаточно проверенных поставщиков, но при этом удобно добавлять своих партнеров — эта процедура бесплатная и занимает всего несколько минут.

Первым весомым преимуществом стала простота внедрения технологии, которая не требует значительных инвестиций. К тому же нам предоставили бесплатный доступ к площадке на два месяца, чтобы оценить эффективность с точки зрения экономии ресурсов.

Первая закупка

Одним из первых значимых проектов стала закупка ноутбуков. Для тестирования площадки вечером мы разместили тендер, а уже утром получили 12 предложений. Руководитель IT-отдела был приятно удивлен. Раньше аналогичный процесс занимал в среднем неделю, включая поиск вариантов и получение коммерческих предложений. На площадке Bidzaar предложения автоматически выгружаются в XLSX. Сейчас аукционы по небольшим закупкам, например канцтоваров, занимают три дня, еще день требуется на подготовку.

Категории основной массы закупок на площадке:

• мелкое лабораторное оборудование и расходные материалы для проведения исследований;
• запчасти и расходные материалы для производственного оборудования;
• IТ-оборудование и программное обеспечение;
• промоматериалы и услуги типографии для отдела маркетинга;
• мелкий ремонт и строительный инструмент.

Безусловно, есть категории, в которых поставщиков на площадке пока немного, однако промоматериалы, IТ-оборудование, канцтовары и весь типовой набор товаров и услуг, необходимых бизнесу, — очень популярные разделы.

Как работает площадка при закупках? Сначала закупщик отправляет понятное техническое задание, затем площадка сама находит требуемых поставщиков. Если составить анкету с указанием сроков поставки, условий платежа и, например, технических характеристик товара, то в результате получается отчет, который можно сразу согласовывать для выбора контрагента. Автоматизация позволяет избежать дополнительных напоминаний и переговоров. Площадка сама следит за сроками и напоминает поставщикам о необходимости выполнить очередное действие. Если раньше приходилось тратить немало времени на мелкие, нестратегические закупки, то благодаря площадке это время освободилось, а закупщики могут теперь развиваться как категорийные менеджеры.

Промежуточные результаты

Следующим шагом была передача полномочий по работе на площадке от закупщиков в отдел административной поддержки бизнес-процессов, а также частично конечным заказчикам внутри компании. Они сами формируют закупку, выкладывают запрос на площадку, общаются с поставщиками и получают необходимые товары — все прозрачно и открыто. Например, IТ-отдел до определенного бюджета закупает все необходимое самостоятельно, без обращения в службу поддержки бизнес-процессов. Другие подразделения закупают товары реже, поэтому нерентабельно обучать их работе на площадке. В этом случае посредником выступает отдел поддержки в составе двух человек — этот Support Office агрегирует все мелкие, точечные закупки для разных подразделений.

Более того, в структуру официального сайта «Петровакс» был встроен виджет о текущих закупках и долговременных потребностях компании. Внешние подрядчики, которые хотели бы предложить нам свои товары и услуги, по виджету сразу переходят на площадку Bidzaar. Позже в этот раздел добавили анкетирование для участия в аукционах.

Таким образом, стратегические задачи отдела были достигнуты: процесс непрямых закупок стал более прозрачным и автоматизированным, сроки поставок сократились, подразделения сами закупают все срочное, мелкое и некритичное для бизнеса. Это позволяет категорийным менеджерам фокусироваться на выборе лучших цен в своих категориях.

Контроль и бизнес-аналитика

Мы не остановились на автоматизации закупок и использовали информацию на площадке для бизнес-аналитики. Все торги, отправленные нам предложения и другие доступные данные с помощью Power BI выгружаются в общий отчет. Приятно, что команда Bidzaar очень быстро пошла нам навстречу. Благодаря сквозным метрикам мы можем контролировать ситуацию: измерение — первый шаг к контролю. Анализируем очень многое, но в итоге четко понимаем, кто и какие скидки предоставляет, сколько и на чем компания экономит. Эти отчеты в панели у стейкхолдеров появляются в реальном времени. Экономия по сравнению с предыдущими периодами получилась огромная — около 13% от актуальных цен без учета инфляции. Сейчас мы сфокусировались на оптимизации расходов при крупных поставках, а все тейловые закупки перевели на платформу Bidzaar.

Больше не остается незамеченным завышение цен у постоянного партнера, каждый аукцион — переоценка. Если условия ухудшаются, мы автоматически закупаем товар у другого поставщика по более низким ценам. При прямых закупках новую компанию-поставщика проверяют больше года, для фармацевтики крайне важны стабильность и качество сырья. В непрямых закупках требования более гибкие: от ручек мы ждем только того, чтобы они писали. Следовательно, технические задания на непрямые закупки достаточно короткие, с небольшим количеством критериев оценки. Даже при редких ошибках в лотах общий системный эффект от закупок гораздо выше.

Если критерии оценки товара размыты и с трудом формализуются, просим потенциальных поставщиков в первом раунде прислать образцы продукции. Наш внутренний заказчик оценивает качество товара, если отзывы положительные, поставщики допускаются в следующий раунд. Простой пример: только на туалетной бумаге для офиса мы сэкономили около 200 тыс. руб. за год.

Аналогичная ситуация с услугами: мы, например, заказываем очень много переводов (география поставок компании включает 12 стран). Запрашиваем тестовый перевод одной страницы и показываем носителям языка. В следующий раунд проходят те компании, которые сделали перевод качественно. Во втором раунде заказ может быть уже 5 тысяч страниц.

В требованиях к поставщику можно сразу попросить приложить референс-листы, то есть визуализации, концепции презентаций и анкеты. Все это передается внутреннему заказчику.

Наши текущие поставщики перешли на электронную торговую площадку без особых сложностей. Но многие снизили стоимость своих товаров или за первые же конкурсы были замещены другими поставщиками с более выгодными условиями. Таким образом, благодаря площадке поставщики остаются в тонусе в условиях прозрачной конкуренции.

В заключение можно добавить, что для успешного взаимодействия бизнес-партнеров очень важно совпадение ценностей. В работе коллеги из Bidzaar проявляют ответственность, проактивность, открытость, готовность к постоянной обратной связи и сотрудничеству, что мы в компании «Петровакс» очень ценим».

На правах рекламы