Евгения Ламина: автозаказ без здравого смысла — это цифровая рулетка

Что-то не так?

Автозаказ в аптечной сети — давно не новость. Уже никого не удивишь тем, что товар в каждую аптеку формируется не вручную, а системой. В презентациях или при аудите звучит красиво: контроль оборачиваемости, исключение человеческого фактора, стабильный ассортимент. Все звучит очень надежно, технологично и уверенно.

Но как только перестаешь смотреть только на презентации, сразу возникает другой вопрос: а если все так идеально, то почему — то дыры на полках, то наоборот — излишки, которые еще долго будут с нами?

Ответ максимально простой — автозаказ автозаказу рознь. Где-то он работает как часовой механизм (и потом выясняется, что за ним стоит целая команда), а где-то напоминает старую кофемашину: вроде включили, вроде гудит, а кофе невкусный.

В чем секрет?

Основа волшебства автозаказа — алгоритм, и немного технологии. Но чаще всего дело не в самом алгоритме, а в том, что:

– строился он на искаженном справочнике: дубли, неверные привязки, лишние SKU, которых больше (или меньше), чем надо в категории;

– после перебоев поставок нужные позиции не возвращаются в заказ — система их «зачищает», как будто они больше не нужны;

– быстрое переключение на «более доходные» позиции иногда приводит к тому, что аналоги выводились из закупки, но лежали в остатках и не принимались во внимание алгоритмом в общую оборачиваемость;

– отсутствуют параметры по оборачиваемости на уровне категорий и подкатегорий (чаще просто «30 дней на все», без учета специфики);

– сезонность, промо, графики поставок — не всегда учтены;

– и самое главное — системные сбои никто толком не отслеживает, потому что «ну это же система, она не ошибается».

Что делать?

Автозаказ без здравого смысла — это цифровая рулетка. И если вы не проверяете хотя бы 3—5 точек в неделю вручную, не анализируете план/факт, не задаете вопрос: «А почему это попало/не попало в заказ?» — вы точно не управляете. В лучшем случае — вы наблюдаете.

Одна из самых частых ошибок — считать, что после внедрения автозаказа «ответственной» стала система. На самом деле ответственность осталась на людях.

Необходимо делать:

– регулярную чистку и переосмысление справочника,

– аудит остатков и оверстоков,

– систему сигналов (например, аномальный заказ или отсутствие продаж по топовому товару),

– обучение тех, кто должен понимать, как работает логика.

В противном случае вы получаете декоративный механизм с непредсказуемым эффектом.

Еще одна ошибка — формирование справочника с упором на данные «внутри себя». На основе того, что продавалось в сети, что любят/знают категорийщики и на бренды, которые «прижились».

Почему так? Потому что связать свой SKU с рынком — задача не из простых: коды разные, названия не совпадают, готовых инструментов нет, ресурсы ограничены.

В итоге сеть варится в собственной аналитике: вроде все логично, но за пределами этой логики рынок уже давно пошел дальше.

И еще один важный момент — человеческий фактор. Где-то его подправили вручную в аптеке (!?), где-то категорийщик внес правку «на всякий случай», кто-то случайно сохранил промежуточный вариант. Все без фиксации, без логов, без сигнала. А мы продолжаем думать, что система работает, хотя она уже давно работает по ложным, искаженным правилам. Вроде алгоритм есть, но по факту — бомба замедленного действия.

Что обязательно должно быть учтено для успешного управления автозаказом? Точки контроля. Если что-то пошло не так — должна быть реакция, в том числе и обратная связь от аптек (с фильтрацией, т.к. почти всегда в аптеках есть возражения — «мы сами закажем лучше»). Если все работает — должна быть верификация. Автозаказ, да и любая автоматизация — это не «поставил и забыл».

Система, даже очень умная, не чувствует реальности. Ей все равно, что за окном грипп, а не июль. Она просто считает. Да, она подстроится под скорости продаж, но время будет упущено. Она не думает. И именно это должен делать человек. Желательно не только по пятницам.

Какой вывод?

Автозаказ — отличный и безусловно нужный инструмент.

Но он работает только если:

– питается из актуального справочника,

– проверяется регулярно,

– управляется логикой, а не висит в воздухе,

– встроен в категорийное и маркетинговое планирование,

– основан на реальных (и правильных) KPI сети.

Если все это есть — автозаказ помогает. Он сокращает косты, высвобождает ресурсы, дает предсказуемость.

Не автоматизируйте бардак. Начните с логики. С людей. С KPI. А потом — запускайте автозаказ. И проверяйте его. Всегда. Особенно если кажется, что все под контролем.