Особенности ПО аптечной сети для эффективного управления ассортиментом

Управление ассортиментными матрицами

Программное обеспечение аптечной сети должно учитывать все нюансы аптечного рынка. Это и единовременное управление различным типом матриц, и возможность формирования и корректировки типовых матриц, в зависимости от категории аптек, и формирование автоматических рекомендаций по корректировке ассортиментных матриц, а также возможность двусторонней корректировки матрицы по алгоритму «аптека—офис».

Ассортимент аптечной точки, в зависимости от ее категории, может составлять от 4 до 12 тыс. наименований. Когда сетевые аптеки задумываются о повышении управления ассортиментом, то рост количества позиций, по которым нужно осуществлять управление, растет в геометрической прогрессии. Поэтому, кроме функции управления ассортиментом, аптечное ПО должно решать задачи повышения эффективности работы в данном направлении (минимум временных и ручных затрат при максимуме результата).

Ассортиментная матрица — это закрепленный за торговой точкой ассортимент, по которому формируется заказ товара. 

Виды ассортиментных матриц 

Аптечное ПО должно реализовать возможность формирования различных типов матриц, причем каждый из типов матриц может корректироваться в зависимости от категории аптеки. Существуют такие виды ассортиментных матриц:

• Ядро — основной костяк ассортимента, являющийся базовым для аптеки.

• Маркетинговая матрица — учитывает обязательства аптечной сети перед производителями и поставщиками товара по наличию и минимальному количеству.

• Индивидуальная матрица — формируется исходя из особенностей каждой конкретной аптеки, максимально полно учитывает специфику торговой точки, ее конкурентного окружения, потребности целевой аудитории в зоне маркетингового влияния.

• Топ-ассортимент — выделенная группа приоритетного ассортимента, требующая постоянного контроля по наличию, ценообразованию и пр.

• Фокусный ассортимент — в зависимости от целевой направленности аптеки, он может учитывать социальную направленность (расширение линейки недорогих препаратов) либо учитывать сезонность (в зависимости от входа или выхода в/из сезона ассортимент расширяется/уменьшается и соответствующим образом корректируются базовые параметры матрицы). Также к фокусному ассортименту можно отнести акционный товар, по которому требуется дополнительный контроль наличия, ценообразования, реализации и пр.

Что требуется для управления ассортиментными матрицами 

Для управления ассортиментными матрицами необходимо реализовать в ПО структурированный ассортиментный справочник: 

• определение прав пользователей на заведение и корректировку товарных позиций будет способствовать точному соблюдению регламента, определяющего алгоритм ассортиментного справочника;

• формирование наименований посредством конструктора позволит прийти к единообразию написания товарных позиций; 

• структурирование ассортимента на основные категории и подкатегории позволит формировать удобную и структурированную отчетность для принятия стратегических и операционных решений; 

• определение МНН каждой товарной позиции позволит проводить анализ полноты наполнения матрицы внутри каждого МНН; 

• учет признака ЖНВЛП позволит контролировать параметры ценообразования с целью соблюдения законодательства;

• указание производителя и концерна позволит с максимальной экономией временных ресурсов формировать маркетинговые матрицы, учитывающие обязательства перед производителями товаров аптечного ассортимента посредством фильтрации и сортировки позиций;

• выделение сезонного ассортимента способствует оперативной корректировке параметров автозаказа с целью создания дополнительного запаса товара в преддверии входа в сезон или сокращения товарного запаса в период выхода;

• акционный товар — возможность фиксирования включения ассортимента в акцию с указанием временных отрезков проведения акционного мероприятия позволит как учесть дополнительные параметры в заказе товара с целью обеспечения неснижаемого остатка в торговой точке, так и не беспокоиться о снятии фиксированных коэффициентов с акционного списка по окончании маркетингового мероприятия.

Для управления ассортиментными матрицами необходимо также категорирование аптек — это возможность группировки неограниченного количества аптек по категориям, причем идеально, если можно будет разделить категории для внутрисетевого управления (для использования ядра, индивидуальной матрицы, топ-ассортимента, фокусного ассортимента) и для маркетинговых контрактов (маркетинговая матрица).

Пользователь также должен иметь возможность устанавливать фильтры по различным параметрам учетной системы (категории, подкатегории товара, МНН, производитель, концерн, торговая марка, ассортиментная матрица, сезонность и пр.), а также сортировать отобранный сегмент информации.

Гибкое управление ассортиментными матрицами

Существует несколько возможных подходов к формированию ассортиментных матриц: централизованный, децентрализованный и комбинированный. Первый подразумевает формирование матриц розничных точек исключительно в головном офисе. При таком подходе значительно снижается риск возникновения дефектуры по ключевым позициям. Однако в то же время при недостаточном согласовании с остальными бизнес-процессами не гарантирует гибкости ассортимента.

Децентрализованный — предполагает формирование матрицы непосредственно в розничных точках. Этот метод обеспечивает некую гибкость и быстроту реакции на изменения рыночной среды и предпочтения покупателей, однако при таком подходе значительно выше риск образования дефектуры (а соответственно, и упущенной выручки) или затоваривания розничной точки (т.е. наращения объемов неликвидов и сверхзапасов). 

Как показывает практика, вручную учесть весь тот обширный объем маркетинговых контрактов с производителями и вытекающих из этого обязательств практически невозможно, тем более, если номенклатура торговой точки исчисляется тысячами позиций.

Комбинированный подход необходим, когда в зависимости от политики аптечной сети по части ассортиментных матриц осуществляется формирование при участии как сотрудников офиса, так и непосредственно аптек. Он является наиболее целесообразным с точки зрения подстройки под конъюнктуру рынка и формирования оптимального финансового результата. Для его реализации требуется возможность в ПО:

• Устанавливать права доступа различным категориям пользователей на корректировку.

• Определять приоритетность принятия решений и подтверждения зафиксированных параметров.

• Транслировать по каналу «аптека—офис» не только саму ассортиментную матрицу, но и параметры корректировки/предложения и утвержденные значения.

Важно отметить, что автоматизация функций управления ассортиментом позволит не только повысить эффективность данного процесса, но и будет являться более качественным входным ресурсом для одного из самых значимых бизнес-процессов аптечной сети — заказа товара. 

От того, насколько качественно формируются ассортиментные матрицы (учитывая потребность рынка, обязательства аптечной сети перед контрагентами, политические решения руководства и пр.), оперативно корректируются параметры матриц (учитывая новые договоренности, изменения спроса и конкурентное окружение), зависит экономическая эффективность работы аптечной сети.

При реализации автоматизации целесообразно учитывать все нюансы работы с ассортиментом, свойственные аптечному рынку. Чтобы не упустить ни один из важных параметров в процессе автоматизации, целесообразно воспользоваться проектным подходом с регламентацией и фиксацией результатов бизнес-процессов в форматах «As-Is»/«Tо-Bе».

Генеральный директор консалтингового агентства «Стратегия и управление» Оксана МИХЕЕВА