Эксперты Райффайзенбанка рассказали о способе контроля и сокращения расходов в фарме
Круглосуточный доступ к деньгам
В качестве примера эксперты Райффайзенбанка предлагают рассмотреть командировку в новый регион сбыта. Обычно компания заранее покупает сотруднику билет и бронирует гостиницу. При отмене рейса сотрудник будет либо связываться со специалистом отдела командировок, либо обменяет билет за свой счет и позже получит компенсацию от компании.
Если у сотрудника есть корпоративная карта, он может самостоятельно поменять билет — за счет компании и без привлечения дополнительных специалистов. Карту можно использовать как для онлайн-покупок, так и для расчетов в точках продаж.
При оплате по корпоративной карте Mastercard от Райффайзенбанка затраты сразу отразятся в интернет-банке или ERP-системе компании. Бухгалтерия будет в курсе затрат, но бухгалтеру не придется вручную оплачивать счет и проводить документы.
Отслеживать затраты и не уйти в перерасход
Корпоративная карта всегда находится в распоряжении сотрудника и позволяет ему оплачивать коммерческие затраты в любой момент. При этом важно контролировать расходы сотрудников и избежать перерасхода.
Райффайзенбанк предлагает корпоративным клиентам возможность установить лимиты затрат по картам. Лимит может быть настроен индивидуально для каждого сотрудника. Можно установить расширенный лимит для специалистов, которые закупают комплектующие для оборудования, или сделать более низкий лимит для продавцов, которые проводят встречи с партнерами. Ограничение затрат может быть суточным или ежемесячным в зависимости от того, как компания управляет бюджетом.
Оплачивать только целевые расходы
Важно, чтобы сотрудники оплачивали с корпоративных карт только коммерческие расходы компании. Для этого по корпоративным картам Райффайзенбанка можно установить ограничения по оплатам. Это может быть запрет на использование карты в отдельной категории или, наоборот, разрешение на оплату только конкретным категориям. Например, специалисты логистики смогут оплачивать с карты только автозаправки и затраты на ремонт транспорта. А представитель отдела продаж сможет оплатить деловой ужин с клиентом или командировочные расходы.
По карте Mastercard компания получает бонусы и скидки на корпоративные затраты. Например, для корпоративных клиентов Mastercard действует скидка на такси, заправки и проживание в отелях.
Упростить отчетность и контроль
При покупке расходных материалов или оплате представительских расходов сотрудники сдают авансовый отчет. Часто бухгалтерия вынуждена делать ручные выгрузки из ERP-системы, чтобы проконтролировать отчетность, а сотрудники вручную заполняют и подписывают авансовые отчеты.
Чтобы упростить и автоматизировать процесс, Райффайзенбанк предлагает фармкомпаниям использовать систему управления расходами Mastercard SmartData. Сервис Mastercard может быть интегрирован с ERP-системой компании и автоматизировать управление отчетностью для сотрудников. SmartData может автоматически создать отчет по расходам — сотруднику компании остается только загрузить чеки в систему и отправить отчет на одобрение.
Расходы по корпоративным картам автоматически отражаются в ERP компании и доступны как для сотрудника, так и для бухгалтера. Сотрудники могут формировать отчеты и отслеживать свои затраты онлайн, а бухгалтер — контролировать расходы и предоставление отчетов от сотрудников.
Со SmartData можно анализировать расходы сотрудников по департаментам и центрам затрат, а также строить различные отчеты, включая аналитику по поставщикам. У системы есть более 40 готовых интеграции с различными ERP-системами — SAP, Oracle, Concur и другими. Также Mastercard может настроить индивидуальную интеграцию с любой системой компании, в том числе с 1С.
Быстро выпустить и получить карты
Выпуск корпоративных карт для компании может быть трудоемким — нужно собрать заявления с каждого сотрудника, сделать копии паспортов и передать все документы в банк. Райффайзенбанк упростил процесс — фармкомпания может выпустить карты для сотрудников через интеграцию API или по реестру.
При интеграции по API информация о сотрудниках передается в банк напрямую из ERP-системы бизнеса или внутреннего сайта компании, без бумажных документов. Компания также может передать в банк реестр в формате excel или csv либо формировать реестр с сотрудниками из 1С. Райффайзенбанк бесплатно доставляет карты сотрудникам в разные регионы.
Легко управлять
Компания может в любой момент изменить настройки корпоративных карт в интернет-банке или своей ERP-системе. С помощью интеграции по API бизнес может настроить автоматические уведомления об операциях или менять лимиты внутри своей системы.
Для каждого решения в Райффайзенбанке есть тестовая среда — можно протестировать интеграцию еще до заключения договора. Ответы на вопросы, документация для разработчиков и инструкции по продукту доступны на сайте pay.raif.ru.
Использовать бонусы
Райффайзенбанк предлагает фармкомпаниям дополнительные возможности по корпоративным картам. При выпуске карт Mastercard до 31 декабря 2021 года компания получит бесплатное обслуживание карт на первый год использования и бесплатную страховку в корпоративных путешествиях, а также бесплатное подключение системы SmartData.
Чтобы обсудить выпуск корпоративных карт для вашей компании, оставляйте заявку на сайте Райффайзенбанка:
Материал партнера: Райффайзенбанк
