Как провести анализ процедуры формирования ассортиментного плана

В предыдущей статье цикла мы рассмотрели необходимость разделения процесса формирования ассортимента на две составляющие: формирование ассортиментного плана, в ходе которого определяют, что будут заказывать, и заказ товара, в ходе которого рассчитывают, сколько будут заказывать. На этот раз мы коснемся порядка анализа процедуры формирования ассортиментного плана

Для удобства цветом выделена сложность внедрения той или иной технологии.

• Зеленым цветом выделены простые технологии (подходят всем).

• Желтым цветом выделены технологии средней сложности (для опытных руководителей). 

• Красным цветом выделены cложные технологии (для профессионалов).

Аудит процесса формирования аптечного ассортимента разделен на три части: предварительные вопросы, формирование ассортиментного плана, заказ товара. В этой статье будет рассмотрен второй вопрос.

Справочник товаров

Вопрос № 1. Наличие/отсутствие унифицированного справочника товаров.

• Есть свой внутренний справочник.

• Есть сторонний справочник.

• Унифицированный справочник отсутствует.

Если в ПО нет унифицированного справочника товара, то в аптечной сети невозможно автоматизированное управление ассортиментом, ценообразованием, продажами. 

Наличие в программном обеспечении единого справочника — жизненная необходимость для управления процессами в сети.

Ведь для ПО «Препарат, таб. 250 № 28» и «Препарат. таб. 0,25 № 28» — не одно и то же, это разные единицы товара, а значит, и статистика по этим позициям будет накапливаться по отдельности. А она влияет на формирование и поддержание ассортимента, на ценообразование, на управление продажами. 

Развитая статистика продаж влияет на прибыльность сети.

Отсутствие в сети унифицированного справочника товаров делает невозможным эффективное и оперативное управление процессами. Такая сеть априори не может управлять своими продажами.

Вопрос № 2. Логика составления унифицированного справочника товаров. 

• Одна карточка — одна SKU. Без исключений.

• Одна карточка один товар + допускается создание групп товаров одного наименования, разных заводов (напр., уголь активированный, парацетамол и т.д.).

• Несколько карточек на одну SKU, если ее производят несколько заводов (даже если один держатель регистрационного удостоверения). 

Одна карточка товара на несколько позиций всегда приводит к ошибкам или ненужным упрощениям. Несколько карточек товара на одну позицию (SKU) приводят к ошибкам и сбитой статистике.  

В правильно построенном справочнике товаров одной позиции соответствует только одна карточка товара. Без исключений.

Позиции одного МНН, произведенные разными компаниями на разных заводах, должны иметь разные карточки. Например, «Препарат 500 мг» выпускают разные компании. Разумеется, это будут разные карточки товара.

А что, если один бренд (одна и та же позиция) произведена на разных заводах? Например, «Препарат X лимон № 10» произвели на заводах Франции, Бельгии и еще где-то. Это все равно одна строчка. Для покупателя это одна позиция, и владелец регистрационного удостоверения тоже одна компания. 

А если это ЖНВЛП и от этого зависит расчет цены? В этом случае допустимо создание только для нужд ценообразования нескольких карточек, которые во всех остальных процессах обязательно «склеены» в одну строчку.  

Иногда, когда разница в доходности очень мала (как правило, препараты до 50 руб.), допустимо объединять товары в одну строчку (но не в одну карточку). 

Например, «Препарат У» производят на пяти разных заводах. В аптечной сети были бы рады выбрать одну позицию и продавать ее все время, но велика вероятность возникновения дефектуры, и сеть будет вынуждена закупить активированный уголь другого завода.  

В этом случае в статистике продаж будет несколько строчек «Препарат У», что собьет автозаказ (ПО будет пытаться заказать каждую позицию, они ведь продавались) и усложнит работу категорийному менеджеру.  

Поэтому пять разных строк объединяют в одну «группу аналогов». Внутри этой группы либо вручную выставляют рейтинг от 1 до 5, либо заранее задают правила, по которым рейтинг может быть рассчитан. 

В этом случае в заказ всегда идет позиция с наивысшим рейтингом. В идеале, если позиция 1 всегда в наличии, другие товары не появятся в ассортименте аптеки. Но если позиции с рейтингом 1 нет, то автоматически заказывается 2, 3, 4, 5. При этом в статистике продаж будет отображена только одна строчка «группы аналогов».

Вопрос № 3. Принцип создания карточки товара в ПО.

• Любой значимый классификационный признак хранится в отдельной «ячейке», при этом необходимая информация обрабатывается нераздельно.

• Полное торговое название товара хранится в одной «ячейке», остальная информация — в отдельных ячейках.

• Вся информация в одной ячейке.

Хранение любого значимого классификационного признака в отдельной ячейке позволяет значительно облегчить категоризацию ассортимента по различным признакам и, как следствие, автоматизацию последующих процессов. Однако при таком подходе возникает сложность «сбора» полного наименования препарата, т.е. по умолчанию ПО должно из нескольких ячеек формировать его для задач категорийного менеджмента, ценообразования, управления продажами. Легче всего это продемонстрировать на примерах. 

В таблице 1 приведен вариант, при котором каждая характеристика препарата (карточки товара) хранится в отдельной ячейке. При этом «Полное наименование препарата» собрано из отдельных ячеек, но в отдельных процессах эти ячейки «сцеплены» и выступают единым целым (как бы отдельной цельной ячейкой). 

Если «Полное наименование препарата» не собирается из отдельных ячеек, это сильно усложняет автоматизацию категорийного менеджмента и ценообразования. 

В таблице 2 полное наименование препарата уже внесено в одну ячейку. Для базовых нужд категорийного менеджмента и ценообразования — это приемлемый вариант, однако такой подход сильно усложняет классификацию ассортимента по отдельным признакам (например, по дозировке, фасовке, форме выпуска и т.д.)

Вопрос № 4. Наличие стандарта заполнения карточки товара. 

• Есть стандарт наполнения карточки.

• Стандарт отсутствует.

Стандартизировать формат наименования товара в ПО в принципе несложно.

• В сети необходимо наличие стандарта наименований и сокращений в названиях препаратов. Например, таблетки можно сократить как таб., табл. или табл, ампулы — как амп. или ам., саше как с. или саше, и т.д. На этом же этапе нужно определить стандарт названия препарата: например, Препарат, ПРЕПАРАТ или препарат.

• Нужно выбрать единый формат записи дозировок 250 мг или 0,25.

• Необходим порядок составления названия препарата. Например, сначала наименование, затем форма выпуска, затем дозировка, затем количество таблеток, ампул, и т.д. «Препарат, табл. 250 № 28» и «Препарат, 250 табл. № 28».

• Централизовать процесс ведения справочника. 

Распространенной ошибкой является возможность вносить карточки товаров большому числу сотрудников на местах.  Право создавать новые карточки должно быть только у одного-двух сотрудников в офисе аптечной сети. Все это резко сократит вероятность нового «замусоривания» вашего справочника.

Принципы классификации товаров в справочнике

Вопрос № 1. Разделение товарного справочника на группы по различным классификационным признакам и наличие этой информации в ПО*.

• Есть деление более чем на три классификационных признака, например:

- товарные категории;

- экономические группы;

- витринный/невитринный товар;

- рейтинговый анализ и т.д.

• Есть деление на три и менее классификационных признака.

• Деление отсутствует. 

Вопрос № 2. Используемые критерии категоризации товаров.

• Экономические характеристики.

• Товарные/потребительские характеристики.

• Математические характеристики.

• Витринный/невитринный товар. 

• Регуляторные (например, рецептурные/безрецептурные).

• «Налоговые» (например, НДС, без НДС, % НДС и т.д.).

• Другие способы деления.

Любая классификация создается для управления, т.е. для реализации практических задач. Классификация ради классификации бессмысленна. 

Принципы деления и практические задачи, которые могут быть реализованы благодаря такому разделению, мы рассматривали в первой статье цикла «Аудит аптечного бизнеса»*.

*Подробно этот вопрос рассмотрен в первой статье цикла.